Bestuurswisseling - wat komt er bij kijken?

20 april, 2016

Bestuurswisseling - wat komt er bij kijken?

Op de agenda van veel Algemene Ledenvergaderingen van de verenigingen, in voor- en najaar, staat meestal ook een agendapunt: verkiezingen bestuursleden. Er wordt afscheid genomen van enkele bestuursleden en er treden nieuwe bestuurders aan.

Aan opvolging van bestuurders, zou regelmatig aandacht gegeven moeten worden in reguliere bestuursvergaderingen. Goede functieomschrijvingen, het vastleggen van procedures en een actueel overzicht van data van benoemingen en het aflopen van zittingstermijnen voorkomen panieksituaties als een bestuurslid aankondigt af te willen treden of zich niet herkiesbaar te stellen.

Een goede kennisoverdracht en afspraken over de bevoegdheden, taken, verantwoordelijkheden, evenals het tijdig informeren van de relaties over de wisseling, maken de overgang voor zowel het vertrekkende als het nieuwe bestuurslid prettiger. 

Een bestuurswisseling dient binnen een week doorgegeven te worden aan de Kamer van Koophandel. Hiervoor vraag je een wijzigingsformulier op of je geeft de wijziging via de site door. De wijziging dient ook te worden doorgegeven aan de bank. Vooral voor de tekenbevoegdheid is het belangrijk dat dit tijdig geregeld wordt. Ga bij je bank na wat hiervoor nodig is. 

Aanpassing bij Watersportverbond
Tenslotte dient ook de bestuurssamenstelling in het verenigingsportaal van het Watersportverbond te worden aangepast. Voor een goede communicatie met de bestuurders van de bij ons aangesloten verenigingen is het namelijk van belang dat de gegevens in het verenigingsportaal van het Watersportverbond up to date zijn. De nieuwe bestuurder krijgt dan ook de Besturennieuwsbrief toegestuurd. Volg hiervoor de volgende stappen:

  • Log in via de site van het Watersportverbond;
  • Klik in het menu 'Functies' op de naam van het aftredende bestuurslid;
  • Ga naar 'bewerken' en vul de einddatum in. Het bestuurslid blijft dan wel in het overzicht zichtbaar, maar niet meer als actief bestuurslid.
  • Voor het aanmelden van het nieuwe bestuurslid klik je in het menu Functies op 'Nieuw';
  • Kies de juiste persoon en functie;
  • Vul de begindatum in;
  • De overige gegevens zoals e-mail en telefoonnummer worden automatisch aangevuld (indien deze bij ons bekend zijn);
  • E-mailadressen wijzig je in het blad van de persoon zelf. Bijvoorbeeld in het geval van vaste mailadressen als secretaris@... moet het mailadres aan het nieuwe bestuurslid worden toegevoegd en wordt er bij het vertrekkende bestuurslid weer zijn of haar eigen (persoonlijke) adres ingevuld. 

De handleiding voor het verenigingsportaal is te downloaden in het portaal onder Knowledge (zoeken op handleiding).

Background