Als vereniging taken uitbesteden

08 mei, 2017

Als vereniging taken uitbesteden

We horen regelmatig van bestuursleden van watersportverenigingen dat ze steeds meer moeite hebben met het vinden van vrijwilligers. Voor korte klussen op projectbasis zijn nog wel mensen te vinden, maar met name voor de meer structurele klussen is het lastig om goede vrijwilligers te vinden.

Veel leden hebben geen zin in verplichte vrijwilligerstaken in de vereniging. Dit resulteert ook in een tekort aan bestuurders. Weinig mensen willen de functie vervullen, maar zonder bestuur is er geen vereniging.

Veel verenigingen hebben open vacatures in het bestuur. Zittende bestuurders wringen zich daardoor in allerlei bochten om alle ballen hoog te houden. Daar komt bij dat van de bestuursleden steeds meer wordt verlangd. Verenigingen sluiten meer contracten af en moeten aan wet- en regelgeving voldoen. Er ligt steeds meer druk op veiligheid en aansprakelijkheid. Ze hebben te maken met onbehoorlijk gedrag van leden, gemeenten die accommodaties willen privatiseren of deze op andere wijze willen verhuren en natuurlijk moet de financiële huishouding op orde zijn.

Bepaald geen gemakkelijke klus voor de bestuurders. En dan zijn het verenigingsbeleid en het behalen van doelstellingen nog niet genoemd. Ondertussen betekent de toenemende werkdruk van bestuursleden, dat de functie nog minder aantrekkelijk wordt voor vrijwilligers. Het kost hen simpelweg te veel vrije tijd.

Splitsen van functies
Het splitsen van functies kan een oplossing zijn, bijvoorbeeld iemand die alleen de notulen en verslagen maakt, zodat de secretaris daar wordt ontlast. Iemand die alleen de ledenadministratie verzorgd, zodat dit niet ook nog bij de secretaris of penningmeester ligt. En zo zullen er vaak nog wel meer splitsingen mogelijk zijn. Daarvoor is het handig dat je een goed overzicht van de werkzaamheden per functie maakt. Aan de hand daarvan kun je dan kijken welke taken eventueel door iemand anders opgepakt zouden kunnen worden.

Uitbesteden van taken
Steeds meer verenigingen en bestuursleden besteden taken uit. Op juridisch vlak, maar ook in marketing en reclame en de financiën. Meestal doen zij dat als bij de bestuurders specifieke kennis ontbreekt en een professional de doelen eerder, efficiënter (en wellicht ook beter) kan bereiken. Of als er grote belangen zijn. Maar het inhuren van externe expertise is ook een prima oplossing als het bestuur de taken niet kan bolwerken vanwege een tekort aan mankracht. Er kan en mag van bestuurders niet verwacht worden dat zij met halve kracht het steeds groter wordende takenpakket op zich nemen. Een takenpakket dat inhoudelijk steeds meer vakkennis vraagt van uiteenlopende aard. Dat brengt zelfs risico’s met zich mee wanneer bestuurders zichzelf gedwongen zien besluiten te nemen op een terrein waarover zij over onvoldoende kennis beschikken. Vaak kunnen zij de gevolgen dan niet goed kunnen overzien. Daarnaast worden bestuurders steeds vaker geconfronteerd met zaken waar zij niet dagelijks mee te maken hebben, maar die wel van grote invloed kunnen zijn op de belangen van de vereniging en haar leden. Bestuurders willen zekerheid en hebben soms behoefte aan advies voor zij een beslissing nemen. Aangesloten verenigingen kunnen een advies vragen aan de deskundigen van het College van Deskundigen. Elders een advies of zelfs begeleiding vragen kan natuurlijk ook. Dat dit geld kost, spreekt voor zich. Toch hoeft dat kostenaspect de vereniging niet de kop te kosten. Er is tegenwoordig een groot leger aan zelfstandig professionals in allerlei vormen van dienstverlening dat verenigingen hierin tegen een betaalbare prijs kan bijstaan.

Bron: NLPenningmeester

Op de website van het Watersportverbond staat veel informatie voor bestuursleden van verenigingen. Mocht het antwoord op jouw vraag er niet bij staan, neem dan contact op met een van de verenigingsondersteuners via vereniging@watersportverbond.nl. Zij helpen je graag verder.

Background