Reële en werkelijke kosten vrijwilligers

10 mei, 2016

Reële en werkelijke kosten vrijwilligers

Welke kosten vallen onder loon en welke kosten mogen vergoed worden? Wij leggen het je hier uit.

Wat zijn de regels?
Van een reële onkostenvergoeding is sprake als de gemaakte kosten aantoonbaar zijn (bonnetjes e.d. kunnen tonen en kilometers bijhouden) en volledig worden gedekt door een financiële vergoeding door de vereniging. Dit kan dus meer zijn dan de maximaal toegestane € 150 per maand en de € 1500,-per jaar. Deze vergoeding mag niet bovenmatig zijn. Dat betekent dat onevenredig hoge bedragen - bijvoorbeeld € 500,- voor een trainingspak - niet worden geaccepteerd. Is wel sprake van een bovenmatige vergoeding, dan kan die vergoeding worden gezien als loon.

Vergoeding van louter onkosten is altijd belastingvrij, ook al is dat meer dan 150 per maand of €1500,- per jaar. Wel moet de vereniging in dat geval een opgaaf doen aan de Belastingdienst door middel van het IB 47-formulier.

Kilometervergoeding
Vrijwilligers kunnen te allen tijde de werkelijk gemaakte kosten voor het vrijwilligerswerk vergoed krijgen. Hieronder vallen ook de kosten voor openbaar vervoer of eigen auto. In principe zijn hiervoor twee mogelijkheden: de daadwerkelijk gemaakte kosten of een forfaitair bedrag van maximaal € 150 per maand of € 1500,- per jaar. Een combinatie van deze twee is niet mogelijk. De belastingvrije kilometervergoeding zoals deze voor werknemers is vastgesteld (€ 0,19), is niet van toepassing voor vrijwilligers. Ook bestaat er voor vrijwilligers geen grens voor een minimum aan kilometers waarvoor vergoeding mogelijk is.

Veel organisaties hanteren de belastingvrije kilometervergoeding voor werknemers wanneer vrijwilligers voor hun vrijwilligerswerk de eigen auto gebruiken. Dit is niet nodig. Vrijwilligers kunnen te allen tijde de werkelijk gemaakt kosten ten behoeve van het vrijwilligerswerk vergoed krijgen, tenzij zij al de wettelijk geregelde vrijwilligersvergoeding krijgen. 
De reiskosten kunnen worden vergoed tegen de werkelijke kosten van een auto per kilometer, dit kan meer zijn dan de eerdergenoemde € 0,19.

Als de totale onkostenvergoeding (kilometerkosten inclusief andere gemaakte kosten) van de vrijwilliger boven de 150,- per maand of € 1500,- per jaar komt, moet de kilometervergoeding onderbouwd kunnen worden. Gebeurt dat niet, dan kan dat door de Belastingdienst uitgelegd worden als een vorm van betaling en zal als zodanig behandeld worden. Dit betekent voor vrijwilligersorganisaties dat voor het niet onderbouwde deel van de kilometervergoeding een IB 47 formulier ingevuld moet worden en de vrijwilliger zal het op de jaarlijkse belastingaangifte moeten vermelden als inkomen. Wanneer de totale onkostenvergoeding van vrijwilligers per jaar minder dan 150,- per maand of € 1500,- per jaar is dan vindt er geen toetsing plaats aan de vraag of het gaat om de werkelijk gemaakte kosten.

Onderbouwing kilometervergoeding
De onderbouwing van de reiskosten is eenvoudig voor de situatie waarbij de vrijwilliger per openbaarvervoer reist. De kaartjes voor trein, bus, tram en taxi gelden als legitieme onderbouwing. Bij gebruik van de eigen auto ligt dit wat complexer. De daadwerkelijke kosten die een auto maakt verschillen per merk en type. De ANWB heeft staatjes waarin voor bijna elk autotype inzicht verkregen kan worden over de kosten. Hoewel dit niet de daadwerkelijke kosten zijn geven ze wel een goede indicatie wat de daadwerkelijke kosten zullen zijn. Als zodanig zijn ze dus wel bruikbaar voor de onderbouwing van de kilometervergoeding.

Geen kilometervergoeding voor fiets of lopen
Omdat de kilometervergoeding voor werknemers niet van toepassing is voor vrijwilligers maar vrijwilligers de daadwerkelijk gemaakte kosten vergoed mogen krijgen, kunnen vrijwilligers geen aanspraak maken op een kilometervergoeding wanneer deze lopend of per fiets wordt afgelegd.

Van een reële onkostenvergoeding is sprake als de gemaakte kosten aantoonbaar zijn (bonnetjes e.d. kunnen tonen en kilometers bijhouden) en volledig worden gedekt door een financiële vergoeding door de vereniging. Dit kan dus meer zijn dan de maximaal toegestane € 150 per maand en de € 1500,-per jaar. Deze vergoeding mag niet bovenmatig zijn. Dat betekent dat onevenredig hoge bedragen - bijvoorbeeld € 500,- voor een trainingspak - niet worden geaccepteerd. Is wel sprake van een bovenmatige vergoeding, dan kan die vergoeding worden gezien als loon.

Vergoeding van louter onkosten is altijd belastingvrij, ook al is dat meer dan 150 per maand of €1500,- per jaar. Wel moet de vereniging in dat geval een opgaaf doen aan de Belastingdienst door middel van het IB 47-formulier

 

Background