Verenigingen

Binnen de palen van de organisatie

Algemene Verordening Gegevensbescherming

Nieuwe Europese privacyregels brengen nieuwe verantwoordelijkheden met zich mee én vragen om actie van alle organisaties die persoonsgegevens verwerken. Dus ook van verenigingen.

Nieuwe wetgeving
Per 25 mei 2018 wordt de Nederlandse Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) vervangen door de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Daarnaast zal een Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (Uitvoeringswet) van kracht worden waarin de AVG nader wordt uitgewerkt. Deze nieuwe regels hebben belangrijke gevolgen voor alle organisaties die persoonsgegevens verwerken. Vanaf 25 mei 2018 kunnen er ook sancties (boetes) worden toegepast.

Persoonsgegevens
Wie werkt met gegevens van personen heeft te maken met de regels rond privacy. Ook voor een vereniging is het daarom belangrijk te weten hoe die regels er uit zien en waarmee rekening moet worden gehouden. Welke basisprincipes zijn er? Hoe ga je om met de ledenadministratie? Hoe moet je omgaan met een datalek? Wanneer is er sprake van het verwerken van persoonsgegevens? Wanneer ben je verplicht om leden te informeren als je persoonsgegevens verwerkt en hoe doe je dat dan? Verenigingen werken met partijen samen om gegevens te verwerken. Welke afspraken moet je hierover maken en wie is nu waar verantwoordelijk voor? Belangrijke vragen die een bepaald risico met zich meebrengen als je hier als vereniging niet bij stil staat.

Om een goede basis te leggen voor het regelen van privacy-zaken op jouw vereniging, zijn er modelcontracten beschikbaar gesteld voor een geheimhoudingsverklaring voor personeel, een privacyverklaring van de vereniging, een toestemmingsverklaring voor leden en een zogenoemde verwerkersovereenkomst tussen de vereniging en een partij die vanuit zijn rol inzage heeft in persoonlijke gegevens. Heb je vragen? Dan is de kans groot dat je de antwoorden vindt in een van de documenten onder 'Veel gestelde vragen'. 

Tool voor verenigingen ontwikkeld
NOC*NSF heeft samen met een vijftiental sportbonden (waaronder het Watersportverbond) onderzocht op welke manier de beschikbare informatie overzichtelijk, praktisch en zo concreet mogelijk aangeboden kan worden aan verenigingen. Met als doel 'zorgen dat sportclubs kunnen én gaan voldoen aan wetten en regels rondom privacy.' We hebben een bestaande tool van Stichting AVG aangepast, zodat deze nog beter aansluit bij onze achterban.

Online tool aanvragen
De tool is een online stappenplan, waarin iedere stap aan de hand van een filmpje wordt uitgelegd. Daarna kunt u door middel van checklisten en voorbeelddocumenten zelf aan de slag gaan om uw vereniging AVG-proof te maken.

Aangesloten verenigingen kunnen kosteloos een inlogcode (vouchercode) voor de tool aanvragen door een mailtje te sturen naar vereniging@watersportverbond.nl met als onderwerp “inlogcode Online tool AVG”. Zet er dan ook even bij voor welke vereniging het is. U krijgt dan een mail terug met een inlogcode en een uitleg hoe u gebruik kunt maken van de tool.

Lees hier meer over de nieuwe privacyregels:

Background