AVG: Gegevensuitwisseling tussen bond en vereniging

15 mei, 2018

AVG: Gegevensuitwisseling tussen bond en vereniging

Het zal u niet zijn ontgaan. Over een kleine twee weken treedt op 25 mei de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking. Organisaties die persoonsgegevens verwerken, moeten dan aan meer, en nieuwe verplichtingen voldoen om de privacy van betrokkenen (veelal leden van de verenigingen) te blijven waarborgen. Ook sportverenigingen en sportbonden moeten aan de privacywet voldoen.

Het Watersportverbond ontvangt regelmatig vragen over de gegevensuitwisseling tussen de verenigingen en het Watersportverbond. Is het bijvoorbeeld nodig om een verwerkersovereenkomst met het Watersportverbond af te sluiten? In dit artikel leggen wij graag aan u uit hoe u deze uitwisseling tussen uw vereniging en het Watersportverbond in het licht van de AVG kunt zien.

Omdat u als vereniging lid bent van het Watersportverbond, deelt u gegevens van uw leden met het Watersportverbond. Wij gebruiken deze gegevens alleen voor zover dit nodig is om de contributie te berekenen en om de belangen van de watersport te behartigen en de mogelijkheden voor het uitoefenen van de watersport te bevorderen. Uiteraard zorgen wij ervoor dat de persoonsgegevens die u met ons deelt, goed zijn beveiligd en dat de privacy van de betrokkene adequaat is gewaarborgd.

Het Watersportverbond en de verenigingen hebben zowel eigen als gezamenlijke doelen bij de gegevensverwerking die in deze onderlinge relatie plaatsvindt. Dit betekent dat zowel het Watersportverbond als de verenigingen ‘verwerkingsverantwoordelijke’ zijn in de zin van de AVG. Een verwerkersovereenkomst afsluiten is daarom niet nodig. Wel schrijft de AVG voor dat duidelijke afspraken moeten worden gemaakt tussen partijen die een gezamenlijke verantwoordelijkheid dragen. Omdat deze situatie zich voordoet, spreken wij graag het volgende met u af.

  • Het Watersportverbond en de watersportverenigingen houden zich beide aan de geldende privacywetgeving en hebben privacybeleid opgesteld, dat ook in de praktijk wordt nageleefd.

 

  • Het Watersportverbond en de verenigingen zijn zelf verantwoordelijk voor het informeren van betrokkenen (leden). Zo ook over de gegevensuitwisseling die onderling plaatsvindt.

 

  • Als een betrokkene een verzoek tot inzage doet, of op een andere manier zijn rechten wenst uit te oefenen, handelt de partij bij wie het verzoek binnenkomt, het verzoek af. Voor zover het verzoek ook relevant is voor of van toepassing is op de andere partij (bijvoorbeeld omdat een lid vraagt om wissing van zijn gegevens), zal in onderling overleg het verzoek worden afgehandeld.

Let op: als u voor het delen van gegevens – en uw ledenadministratie - gebruik maakt van een tussenpartij zoals e-Captain of Sportlink is een verwerkersovereenkomst met deze partij (verwerker) wel nodig.

Wij hopen u hiermee van voldoende informatie te hebben voorzien.  

Tot slot wensen wij u veel succes met het – voor zover nog nodig - op orde brengen van uw privacybeleid! Kijk voor meer informatie over de AVG op www.watersportverbond.nl/avg hier vindt u ook infromatie over de online tool die we kosteloos ter beschikking stellen aan onze verenigingen om op een eenvoudige manier AVG-proof te worden.

Background