Verenigingen worden meegenomen in nieuwe privacywetgeving

24 januari, 2018

Verenigingen worden meegenomen in nieuwe privacywetgeving

Afgelopen donderdag organiseerde het Watersportverbond alweer de vierde themabijeenkomst in DeWeerelt. Ruim 20 verenigingsbestuurders lieten zich bijpraten over de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Er zijn twee belangrijke dingen die verenigingen in ieder geval goed moeten regelen.

Marjoleine van Leerdam, advocaat bij Wille Donker advocaten en gespecialiseerd in privacyrecht, nam de aanwezigen mee door de nieuwe privacywetgeving. Door de komst van deze nieuwe Europese verordening, die op 25 mei van dit jaar van kracht wordt, komt de huidige Nederlandse Wet Bescherming Persoonsgegevens te vervallen en moeten verenigingen aan de slag met nieuwe eisen die de AVG stelt aan de verwerking van persoonsgegevens.

Er zijn twee belangrijke dingen die verenigingen in ieder geval goed moeten regelen. Het eerste is het maken van een register waarin wordt bijgehouden welke persoonsgegevens (van leden, werknemers, vrijwilligers, bezoekers) worden verwerkt, met welk doel, op basis van welke wettelijke grondslag en waar deze gegevens opgeslagen/verwerkt worden. Het tweede is dat er duidelijke afspraken moeten worden gemaakt over de beveiliging van de persoonsgegevens. Wie kan er bij welke gegevens en op hoeveel verschillende plaatsen (pc’s) staan er persoonsgegevens opgeslagen? Hoe zijn deze gegevens beveiligd? En wat mag een derde partij (bijvoorbeeld de drukker van het clubblad) wel en niet met de toegestuurde gegevens? En zijn er afspraken over privacy gemaakt met dit soort verwerkers in verwerkersovereenkomsten?

Ook heeft elke vereniging een informatieplicht. Personen van wie persoonsgegevens worden verwerkt moeten aan de voorkant worden geïnformeerd over welke gegevens er verwerkt worden en wat hiermee gebeurt. Zo kan het zijn dat via een ledenadministratiepakket gegevens in het buitenland op een server worden opgeslagen.

Na de pauze hoorden de aanwezigen waarom ze deze zaken op orde moeten hebben en hoe ze verenigingen dat kunnen doen. Het Watersportverbond biedt alle verenigingen kosteloos een online tool aan, waarmee een vereniging via een stappenplan met voorbeeldfilmpjes, checklijstjes en voorbeelddocumenten AVG proof kan worden. Dit lijkt heel simpel, maar er is voor de meeste verenigingen nog veel werk te doen. Alle verenigingen krijgen binnenkort een mailing over hoe ze toegang kunnen krijgen tot deze tool.

Op de vraag of de aanwezigen vanavond iets hadden gehoord waar ze nog niet aan hadden gedacht, was het antwoord “Ja, bijna alles was nieuw voor ons.” Hieruit bleek dat het een zeer informatieve en nuttige avond is geweest.

Hier kun je de presentatie van deze avond nalezen.

Background