Wedstrijdsport

Organiseer competitie op het water

AVG en het organiseren van evenementen en wedstrijden

De Algemene Verordening Gegevensbescherming is sinds mei 2018 van kracht en is ook van toepassing op de ledenadministratie en wedstrijden van het Watersportverbond en de aangesloten verenigingen. Wedstrijduitslagen met persoonsgegevens mogen niet zonder toestemming openbaar worden gepubliceerd.

AVG en wedstrijdorganisatie
Na afloop van een wedstrijd wil een organisatie logischerwijs uitslagen publiceren. Hier zijn echter privacyregels aan gebonden. Namen van deelnemers mogen niet zonder hun eigen toestemming openbaar worden gepubliceerd. Wat wel zonder toestemming mogelijk is, is het openbaar publiceren van geanonimiseerde uitslagen, met enkel het zeilnummer, boot of teamnaam.

Het Watersportverbond adviseert om de uitslagen waarin persoonsgegevens staan alleen openbaar te publiceren als daarvoor toestemming is verkregen van de deelnemer(s).

Dit betekent dat voor iedere persoonsnaam die gepubliceerd wordt er toestemming gegeven moet zijn door die persoon. Deze toestemming moet expliciet en geïnformeerd zijn. Dit mag niet aangenomen worden te zijn gegeven via een artikel dat dit beschrijft in de Notice of Race.

Uitzonderingen
Op deze hoofdregel kan een uitzondering worden gemaakt voor wedstrijden en evenementen die dermate in de belangstelling staan dat het belang van de vereniging/organisatie om de uitslagen openbaar te publiceren zwaarder weegt dan het privacybelang van de deelnemer. Denk aan de Medemblik Regatta, Ronde om Texel, North Sea Regatta, NK’s, Sneekweek en vergelijkbare evenementen. In die gevallen heeft de vereniging/organisatie een gerechtvaardigd belang voor openbare publicatie, dan wel volgt de publicatie al uit de inschrijving. Toestemming van de deelnemer is dan niet vereist.

Modeltekst privacystatement wedstrijden
Download de Nederlandse versie of Engelstalige versie van de modeltekst die u kunt gebruiken om deelnemers te informeren over uw privacybeleid waar het de organisatie van wedstrijden betreft. Deze verklaring kunt u verder aanvullen aan de hand van uw eigen privacybeleid. Het Watersportverbond helpt u graag met het AGV-proof maken van uw vereniging en heeft daarom de AVG-tool ontwikkeld.
Naast dit statement moet de toestemming voor het publiceren van uitslagen met persoonsgegevens alsnog separaat geregeld moet worden! Dit kan uiteraard via online inschrijvingsformulieren geregeld worden d.m.v. een ‘vinkje’. Let er bij het gebruik van softwareleveranciers op dat ook zij de juiste toestemming(en) vastleggen en dat er een verwerkingsovereenkomst aangegaan wordt met deze partij(en).

Verdere vragen? Neem contact op met het Watersportverbond Afdeling Wedstrijdsport, Arend@watersportverbond.nl / 06 28 5678 28

 

Background