‘Kan ik de ALV ook digitaal organiseren?’

Is een digitale algemene ledenvergadering tijdens de coronacrisis mogelijk?

7 april 2020

Het coronavirus heeft het dagelijks leven in Nederland op zijn kop gezet. We moeten thuisblijven en zijn massaal overgegaan op digitaal werken en digitaal met elkaar in verbinding staan. Voor veel verenigingen, overigens ook voor het Watersportverbond, staat binnenkort de Algemene Ledenvergadering op het programma. Daardoor zit, tussen de vele vragen over de coronacrisis, ook regelmatig de vraag of een (digitale) ALV mogelijk is gedurende deze bijzondere periode. We leggen het graag aan je uit:

In deze periode van het jaar staan veel algemene ledenvergaderingen (ALV) gepland om onder meer de jaarstukken goed te keuren en/of de jaarrekening vast te stellen. Veel verenigingen staan nu voor een dilemma. Volgens de statuten moet de ALV plaatsvinden in de eerste helft van het jaar om de stukken goed te keuren, maar de ALV kan door de maatregelen van de overheid mogelijk geen doorgang vinden. Vanwege de maatregelen rond het virus is het tot in ieder geval 28 april niet toegestaan om fysiek bijeen te komen.


ALV digitaal organiseren, mag dat?

Met de huidige technologie is het technisch gezien mogelijk om een ALV digitaal te organiseren. Zo zijn er verschillende online voorzieningen waar je als vereniging van gebruik kunt maken. Maar mag dit ook? Helaas is het op dit moment nog niet mogelijk de vergadering uitsluitend elektronisch te houden. De Nederlandse wet gaat nog steeds uit van het principe en de verplichting dat een ALV ‘fysiek’ plaatsvindt. 

Soms laten de statuten het wel toe om via softwarematige oplossingen leden digitaal te laten deelnemen, maar dit is geen oplossing voor de verplichting om een ALV fysiek te laten plaatsvinden. De wet (art. 2:38 Burgerlijk Wetboek) biedt een vereniging echter wel de mogelijkheid om in de statuten op te nemen dat een stemgerechtigde het stemrecht in een ALV kan uitoefenen door middel van een elektronisch communicatiemiddel. Let op! Dit kan alleen als de statuten hier al in voorzien. Wij gaan ervan uit dat dit voor de meeste vereniging niet het geval zal zijn. 


Buiten vergadering besluiten?

Dan rest nog de vraag of het mogelijk is voor de ALV om ‘buiten vergadering’ tot besluitvorming te komen. Deze mogelijkheid bestaat, maar dan geldt wel de voorwaarde dat dit een ‘eenstemmig’ besluit is van alle leden (of afgevaardigden), mits genomen met voorkennis van het bestuur (artikel 2:40 lid 2 Burgerlijk Wetboek). Om een besluit buiten vergadering te nemen dienen alle leden voor een besluit te stemmen en mogen zij niet ‘blanco’ stemmen. Dit kan bijvoorbeeld door alle stemmen schriftelijk in te zamelen. 

Deze optie kan een uitkomst bieden voor verenigingen waarbij het aantal leden of afgevaardigden beperkt is en waarbij de stemgerechtigden het unaniem eens zijn over het te nemen besluit. Voor verenigingen met een groot ledenbestand, lijkt deze oplossing praktisch niet haalbaar. Indien één lid niet meedoet aan de besluitvorming, of één lid zich uitspreekt tegen het voorgenomen besluit, dan komt het besluit niet tot stand en werkt deze oplossing niet.


Uitstellen van algemene ledenvergadering?

Kan een algemene ledenvergadering ook uitgesteld worden? Op grond van de wet - en vaak ook op grond van de statuten - geldt voor verenigingen de verplichting om binnen zes maanden na afloop van het boekjaar een ALV te houden, waarin (in ieder geval) de jaarstukken worden goedgekeurd, respectievelijk de jaarrekening wordt vastgesteld. De wettelijke termijnen voor het goedkeuren van de jaarstukken dan wel het vaststellen van de jaarrekening kunnen in beginsel uitgesteld worden naar een latere datum. 

De termijnen kunnen echter alleen bij besluit van de ALV worden verlengd. Mogelijk biedt het een oplossing om over deze verlenging buiten vergadering (zie bovenstaand) een besluit te nemen. Als dit niet lukt dan biedt uitstel geen oplossing omdat het houden van de algemene vergadering juist het probleem is.

Kortom, uitstellen van de ALV zal voor veel verenigingen mogelijk zijn, echter niet verder dan 30 juni 2020.


Noodwet

De verplichting tot een algemene vergadering geldt voor verenigingen maar raakt, op een vergelijkbare manier, ook veel (beursgenoteerde) bedrijven. Dit alles maakt dat een voorstel voor een noodwet is ingediend. Als dit wetsvoorstel wordt aangenomen, wordt het mogelijk om, waar nu nog fysieke overleg- en besluitvormingsprocedures zijn voorgeschreven, (tijdelijk) via elektronische middelen te communiceren. 

Wanneer de noodwet van kracht is, kan het bestuur van verenigingen straks bepalen om een ALV te houden die uitsluitend via livestream (audio of video) te volgen is. Voorwaarde is wel dat de leden tijdens die vergadering of van tevoren vragen kunnen indienen, die uiterlijk op de vergadering zelf worden beantwoord. Mocht een lid niet optimaal hebben kunnen deelnemen aan een dergelijke vergadering, dan zijn de genomen besluiten toch rechtsgeldig. Ook kan het bestuur de termijn voor het houden van een ALV en de termijn voor het opmaken van de jaarrekening uitstellen.

Het wetsvoorstel is door de ministerraad al voor advies naar de Raad van State gezonden. De tekst van het wetsvoorstel en van het advies van de Raad van State worden openbaar bij indiening bij de Tweede Kamer.


Conclusie

Met het oog op de noodwet, die er naar verwachting op redelijk korte termijn zal zijn, lijkt het op dit moment het meest verstandig om de noodwet even af te wachten en, waar nodig, de ALV van de vereniging uit te stellen. Hiervoor geldt vanzelfsprekend dat uitstel tot de tweede helft van juni de meeste ruimte biedt. 

Mocht uitstel echt niet mogelijk zijn, dan kan worden overwogen om wel een ALV uit te schrijven en te stimuleren dat leden zo veel mogelijk bij volmacht stemmen. Dit is zeker geen ideale oplossing.

Zodra er meer nieuws is over de noodwet, zullen wij onze leden daarover via de website informeren. Wij streven er naar dan ook meer informatie te geven over online vergaderopties.

 

Het Watersportverbond baseert zich in dit artikel op diverse juridische adviezen die uitgaan van de huidige situatie en de hoofdlijnen. Het bestuur van verenigingen (en andere organisaties) dient zelf de eigen statuten te raadplegen en een afweging te maken.

Uitgelichte artikelen

Besturennieuwsbrief Coronavirus en watersport

De partners van het Watersportverbond