Privacyverklaring

Toelichting bij de herziene privacyverklaring

Vorige versie: 1 mei 2018
Nieuwe versie: 31 augustus 2026

Het Watersportverbond heeft de privacyverklaring herzien en geactualiseerd. De belangrijkste aanleiding hiervoor is dat wet- en regelgeving, technologie en onze eigen werkwijzen in de afgelopen jaren zijn veranderd. Met deze herziening willen wij ervoor zorgen dat onze privacyverklaring een actueel en helder beeld geeft van hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

De herziene versie bevat onder meer de volgende aanpassingen:

• Bewaartermijnen zijn verduidelijkt en waar mogelijk concreter gemaakt, zodat betrokkenen beter kunnen begrijpen hoe lang hun gegevens worden bewaard.
• Het onderdeel over derden en verwerkers is geactualiseerd. In plaats van een opsomming van specifieke partijnamen — die regelmatig wijzigt — werken wij nu met categorieën van verwerkers. Een actueel overzicht van de specifieke verwerkers is op te vragen via info@watersportverbond.nl.
• De passage over internationale doorgifte van persoonsgegevens is aangepast aan het huidige juridische kader (het EU-US Data Privacy Framework).
• De beschrijving van de rechten van betrokkenen is uitgebreid en toegankelijker gemaakt.
• De verklaring is op een aantal punten verduidelijkt en geharmoniseerd, waaronder de naamgeving van de organisatie en de beschrijving van categorieën betrokkenen en persoonsgegevens.

De volledige herziene privacyverklaring staat hieronder weergegeven. Heeft u vragen over de wijzigingen of over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op via info@watersportverbond.nl.

 

Privacyverklaring

Ingangsdatum: 1 mei 2018
Datum laatste wijziging: 31 augustus 2026

Het Koninklijk Nederlands Watersport Verbond (verder: Watersportverbond) neemt privacy serieus. Deze privacyverklaring is bedoeld om op een eenvoudige en heldere manier uit te leggen hoe wij omgaan met persoonsgegevens. 

Heeft u vragen over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan? Neem dan contact op met onze verantwoordelijke voor privacy via info@watersportverbond.nl. 

Deze privacyverklaring is van toepassing op de volgende personen: 

• leden (van aangesloten verenigingen)
• vrijwilligers
• bezoekers, waaronder deelnemers aan door het Watersportverbond of gelieerde organisatie georganiseerde (opleidings-)activiteiten
• topsporters- en talenten
• personen die zijn betrokken bij de wedstrijdsport, zoals de deelnemers en organisatoren
• (oud) personeel en sollicitanten
• leveranciers
• andere personen die bij het Watersportverbond zijn betrokken of door het Watersportverbond worden benaderd, zoals potentiële sponsoren

Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van de manier waarop u te maken heeft met het Watersportverbond verwerken wij:

• NAW-gegevens, land, geslacht, geboortedatum en -plaats
• E-mailadres en telefoonnummer
• Bondsnummer
• Type en aard van het lidmaatschap
• Informatie over de watersportdiscipline waarin de betrokkene actief is
• Bootgegevens, zoals type en naam
• Informatie over opleidingsniveau en kwalificaties
• Gegevens over prestaties en vorderingen
• Kopie ID/paspoort, BSN-nummer (ICP, uitvoeren dienstverband/vrijwilligersovereenkomst)
• Informatie over functie en/of werkzaamheden voor aangesloten verenigingen, het Watersportverbond of een andere organisatie
• Foto’s en videobeelden
• Gegevens betreffende het IP-adres en/of het internetgebruik
• Gegevens over het berekenen, vastleggen en innen van contributies, giften en bijdragen
• Gegevens die verband houden met het topsportprogramma, zoals trainingsgegevens en informatie over blessures
• Gegevens in het kader van integriteitsbeleid, waaronder meldingen van integriteitsschendingen
• Informatie over bijzondere gebeurtenissen in het kader van ‘lief & leed’

Waarom verwerkt het Watersportverbond persoonsgegevens?
Het Watersportverbond verwerkt persoonsgegevens hoofdzakelijk om de belangen van de watersport te behartigen en de mogelijkheden voor het uitoefenen van de watersport te bevorderen (de statutaire doelstelling). 

Meer in het bijzonder verwerkt het Watersportverbond persoonsgegevens om: 

• De lidmaatschapsovereenkomst aan te gaan en uit te voeren.
• Verenigingen die lid zijn van het Watersportverbond en hun leden te ondersteunen.
• Arbeids- en vrijwilligersovereenkomsten aan te gaan en uit te voeren.
• Opleidings- en promotieactiviteiten te organiseren en betrokkenen hierover te informeren.
• Bestellingen en boekingen via e-mail of boekings- en bestellingsplatform te verwerken, waaronder het verstrekken van ICP’s, licenties en andere (wedstrijd)documenten.
• Het topsportprogramma van het Watersportverbond te verbeteren en uit te voeren.
• De wedstrijdsport te ondersteunen.
• Bijdragen voor het lidmaatschap, activiteiten en diensten van het Watersportverbond te innen.
• De werking van de website te verbeteren en de dienstverlening te analyseren en verbeteren.
• Bestellingen te doen bij leveranciers en diensten af te nemen bij dienstverleners (derden).
• Een archief bij te houden van informatie die het Watersportverbond om historische en statistische redenen wenst te bewaren.
• Geschillen (tuchtrecht), klachten en vragen te behandelen.
• Wettelijke verplichtingen na te komen.

Het Watersportverbond verwerkt gegevens omdat dat nodig is om een overeenkomst uit te voeren, om haar publieke taak uit te voeren (uitgifte ICP’s) en om de wet na te leven. Soms verwerkt het Watersportverbond persoonsgegevens op grond van een gerechtvaardigd belang. Daarbij zorgt het Watersportverbond ervoor dat de impact op uw privacy zo beperkt mogelijk is. Een voorbeeld hiervan is het plaatsen van foto’s op de website van het Watersportverbond. De nieuws- en promotiewaarde daarvan kan mogelijk zwaarder wegen dan uw privacybelang.

Strafrechtelijke persoonsgegevens, zoals de VOG, worden uitsluitend verwerkt voor zover dit is toegestaan op grond van de Uitvoeringswet AVG (UAVG).

Zijn de hiervoor genoemde redenen voor verwerking niet van toepassing? Dan verwerkt het Watersportverbond uw gegevens alleen met uw toestemming. U heeft het recht om een eerder gegeven toestemming op elk moment in te trekken. Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Beveiligen en bewaren 
Het Watersportverbond heeft passende maatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en andere ongewenste handelingen met persoonsgegevens tegen te gaan. Zo hebben onder meer alleen medewerkers die daartoe bevoegd zijn toegang tot persoonsgegevens en verwerken zij de gegevens vertrouwelijk. Eventuele gegevens die u in onze online formulieren invult, worden encrypted verzonden. 

Bij gevoelige persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens van sporters, VOG’s en gegevens inzake integriteitsschendingen, is de toegang strikt beperkt tot personen die uit hoofde van hun functie bevoegd zijn om kennis te nemen van deze gegevens.

De verzamelde persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld. Daarna worden gegevens verwijderd of, waar mogelijk, geanonimiseerd. Bij het bepalen van de bewaartermijn hanteren wij de volgende uitgangspunten:

• Gegevens van leden worden bewaard zolang het lidmaatschap loopt en voor een beperkte periode daarna, bijvoorbeeld voor administratieve afhandeling. Daarna worden de gegevens verwijderd, tenzij een wettelijke bewaartermijn van toepassing is.
• Financiële en administratieve gegevens worden bewaard conform fiscale wetgeving (in de regel 7 jaar).
• Gegevens ten behoeve van subsidieverantwoording kunnen langer worden bewaard (tot 10 jaar).
• Personeelsgegevens worden bewaard gedurende het dienstverband en daarna conform de wettelijke bewaartermijnen.
• Sollicitatiegegevens worden na afronding van de procedure verwijderd, tenzij u toestemming geeft voor langere bewaring.
• Overige gegevens worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor het specifieke doel , waarna zij worden verwijderd.

Derden
Uitgangspunt is dat persoonsgegevens niet worden gedeeld met derden. Als gegevens wel worden gedeeld, gebeurt dit uitsluitend omdat dit nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met organisaties die uw gegevens verwerken in opdracht van het Watersportverbond worden verwerkersovereenkomsten gesloten om ervoor te zorgen dat uw gegevens ook daar goed zijn beveiligd. We zorgen ervoor dat derden alleen toegang hebben tot persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor hun specifieke werk.

Het Watersportverbond maakt gebruik van verwerkers in de volgende categorieën:

• IT- en hostingdienstverleners – voor opslag, beheer en beveiliging van gegevens
• Communicatie- en e-maildienstverleners – voor het verzenden van nieuwsbrieven en mailings
• Financiële en boekhoudkundige dienstverleners – voor administratie en facturatie
• Websitebeheer en analytics – voor het functioneren en verbeteren van onze websites
• Sociale mediaplatformen – voor communicatie en promotie
• Softwareleveranciers – voor bedrijfsvoering

Een actueel overzicht van de specifieke verwerkers is op te vragen via info@watersportverbond.nl.

Uw persoonsgegevens worden door sommige van deze partijen (mogelijk) ook in de Verenigde Staten opgeslagen. Het Watersportverbond maakt gebruik van verwerkers die zijn gecertificeerd onder het EU-US Data Privacy Framework (DPF). Op grond van het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie van 10 juli 2023 biedt dit kader een passend beschermingsniveau voor de doorgifte van persoonsgegevens naar de Verenigde Staten. 

Uw rechten
U heeft op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) de volgende rechten:

• Recht op inzage – u kunt opvragen welke gegevens van u worden verwerkt zij van u verwerken.
• Recht op correctie – u kunt verzoeken om onjuiste of onvolledige gegevens aan te passen
• Recht op verwijdering – u kunt verzoeken om uw gegevens te laten verwijderen
• Recht op beperking – u kunt in bepaalde gevallen vragen om de verwerking van uw gegevens te beperken
• Recht van bezwaar – u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens, met name wanneer deze is gebaseerd op een gerechtvaardigd belang
• Recht op overdraagbaarheid – u kunt verzoeken om uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen of over te laten dragen aan een andere organisatie
• Recht op intrekking van toestemming – wanneer de verwerking is gebaseerd op uw toestemming, kunt u deze op elk moment intrekken

Wilt u gebruik maken van (een van) deze rechten, heeft u een klacht of een vraag? Dan kunt u altijd contact opnemen met het Watersportverbond via info@watersportverbond.nl.

Mocht u er samen met ons onverhoopt niet uitkomen, dan kunt u een klacht indienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl. 

Aanpassen privacyverklaring
Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. Op onze website plaatsen wij eventuele herziene versies. Als een herziene versie wordt geplaatst zorgen wij voor een duidelijke melding hiervan met informatie over de belangrijkste wijzigingen. Tevens geven wij aan wanneer de verklaring voor het laatst is gewijzigd.