Schone lei
Zeker. Ik was gewaarschuwd. Als er één sportbond is met een dramatisch administratiesysteem dan is het wel het Watersportverbond. Kenners beschreven het als een blackbox en medewerkers kregen alleen al vlekken in hun nek bij de vraag of er van onze leden een uitdraai kon worden geprint. Het antwoord luidde steevast nee. Maar is dat uitzonderlijk. Helaas niet. Iedereen kent het geëmmer met IT-systemen.
Nou zal ik voor deze daad niet op de platte kar door Utrecht worden gereden, want dit is de basis van iedere moderne ledenorganisatie
Toch werden bij mij ondertussen de zorgen groter. Niet alleen was het digitale labyrint veel ondoorgrondelijker dan ik had ingeschat, ook de firewall, die bescherming biedt tegen hackers, trok af en toe de belangstelling van bezoekers uit voormalige Oostbloklanden.
Tegen die achtergrond viel mij één ding op. Van IT-experts kreeg ik telkens te horen, dat ik één ding nóóit moest doen: vanaf nul een nieuw online administratiesysteem opbouwen. Want waarom zou ik het wiel opnieuw uitvinden, als er in de markt verschillende softwarepakketten zijn, die zelfs aan de vereisten van het Watersportbond zouden kunnen voldoen (uitgifte van officiële documenten, organisatie van opleidingen en verenigingsbeheer).
Goede vraag, die ik besloot te stellen aan onze buren: de Nederlandse Ski Vereniging (NSKiV). Een bond die in de sportwereld te boek staat als een voorloper van digitale oplossingen en klantvriendelijke platforms. Enkele jaren geleden liepen zij tegen een team programmeurs op, snowboardgekken, die een succesvol eigen online platform in de lucht hadden geholpen. In het kader van ‘if you can't beat them, join them’ had de NSKiV het bedrijf overgenomen en zich zodoende verzekerd van een Silicon Valley-achtig nieuw team.
Tijdens de gesprekken die volgden hoorde ik voor het eerst de term Customer Effort Score: hoe hoger het gebruikersgemak van je onlineplatform des te beter de waardering van je klanten. Succesvol automatiseren is immers niet alleen maar programmeren, maar vooral kritisch je organisatie qua bedrijfsvoering en processen doorlichten.
Samen met de technisch adviseurs van het NSKiV en onze eigen specialisten hebben we een nieuw online administratiesysteem gebouwd: Mijn.watersportverbond.nl. Ook zijn alle databestanden geschoond. Hierdoor beginnen we met een schone lei.
Nou zal ik voor deze daad niet op de platte kar door Utrecht worden gereden, want dit is de basis van iedere moderne ledenorganisatie, toch wil ik aan alle bestuurders vragen, het volgende te doen:
- Vanaf 1 november kunt u inloggen.
- Zorg voor die tijd dat uw persoonlijke e-mailadres bij ons bekend is. Daarmee logt u namelijk met een tweetrapsverificatie in.
- Check of de gegevens van de bestuursleden van uw vereniging juist en volledig zijn.
- Controleer of het ledenaantal klopt (mocht het aantal meer zijn, dan bij ons in het systeem staat, dan sturen wij daar dit jaar geen extra factuur voor).
Maar misschien wel het allerbelangrijkste: wat vindt u van Mijn.watersportverbond.nl? Laat u het mij weten na 1 november?
Reageren?
Arno van Gerven is directeur van het Koninklijk Nederlands Watersportverbond. Iedere week snijdt hij actuele onderwerpen in de watersport aan. Wil je reageren? Doe dat op arno.van.gerven@watersportverbond.nl.
